Syracuse

Folder by Anconer Design from the Noun Project, sous license CC-BY 3.0. L'icône a été recadrée.

Comment mettre de l'ordre sur son ordinateur ? Quelles sont les astuces pour gagner du temps lors de la recherche d'un document ? Comment compresser et mettre à l'abri ses fichiers ?

Cet atelier se concentre sur Windows 10. Néanmoins, à quelques détails près, les fichiers sont organisés de la même manière sur des versions précédentes de Windows et sur Linux/Ubuntu.

La section « Ce PC » sur Windows 10

Le bureau est l’écran d’accueil d’un ordinateur. Celui-ci n’a pas vocation à stocker des fichiers, mais seulement à proposer des raccourcis vers les dossiers, les fichiers ou les logiciels les plus fréquemment utilisés. Un fichier est un document numérique distinct, tandis qu’un dossier est un regroupement de plusieurs fichiers.

L’explorateur de fichiers est un logiciel utilitaire, intégré au système d’exploitation qui permet de consulter les fichiers enregistrés dans la mémoire de l’ordinateur. La navigation se fait au travers d’une fenêtre. A gauche de la fenêtre se situe la barre latérale. En haut se trouve la barre de chemin. La section « Ce PC » permet de consulter le taux de remplissage du disque dur et des périphériques de stockage, ainsi que les dossiers épinglés.

On peut agrandir ou réduire la taille des icônes dans l’onglet « Affichage », ainsi qu’avec la combinaison Ctrl + molette de la souris. D’autres types d’affichage comme « Liste » ou « Détails » sont également disponibles.

La combinaison de touches Alt + P affiche ou masque un volet de visualisation

Il est possible de changer l’ordre dans lesquels les fichiers sont affichés dans l’explorateur, en faisant un clic dans un espace vide, et en survolant « Trier par » : ordre alphabétique, type, date… Il est également possible de regrouper les fichiers en catégories distinctes avec la fonction « Regrouper par ».

Tree at Küçük Çamlıca, Istanbul par Nevit Dilmen, sous licence Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported

Comment sont rangés les fichiers ?

Un arbre se compose d’un tronc, qui se divise progressivement en branches. Ces branches se divisent elle-même en d’autres branches, au bout desquelles se trouvent des feuilles. La mémoire d’un ordinateur s’organise de manière similaire : des dossiers se divisent en sous-dossiers, jusqu'à arriver au fichier. On parle ainsi d’arborescence des fichiers.

Les données numériques d’un ordinateur sont enregistrées sur un objet physique, appelé périphérique (disque dur, clé USB, carte mémoire…). Une lettre est assignée à ce périphérique, le plus souvent C:. Le niveau zéro d’un périphérique s’appelle la racine, qui se divise ensuite en dossiers et sous-dossiers au besoin.

Un fichier enregistré dans la mémoire de l’ordinateur est donc localisé au bout d’une suite d’embranchements. Le chemin d’accès est une chaîne de caractères qui retrace ces embranchements et permet de localiser un fichier ou un dossier. La barre de chemin de l’explorateur de fichier donne le chemin du dossier actuel, tandis que Clic droit > Propriétés > Sécurité > Nom de l’objet donne le chemin d'un fichier.

Organiser ses fichiers

Il n’existe pas de d’organisation idéale de ses documents : un bon rangement est un rangement facilement utilisable par la personne qui l’utilise. Néanmoins, une bonne organisation simplifie le rangement et la localisation des fichiers : facile à ranger, facile à trouver. Pour essayer d’y parvenir, deux règles à garder à l’esprit :

• Aller du plus large au plus spécifique,

• Créer des regroupements lorsqu’un ensemble de ne peut plus être embrassé d’un seul coup d’œil.

Un rangement trop pointilleux et avec trop d’embranchements peut néanmoins devenir difficile à utiliser : dans quelle dossier un sous-dossier est il rangé ? Combien de clics sont nécessaires pour atteindre le fichier voulu ?

Déplacer ses fichiers

Il est possible de sélectionner plusieurs dossiers et fichiers à la fois en cliquant-glissant. Néanmoins, cette méthode est peu précise et peut créer des erreurs de manipulation. On peut alors utiliser des raccourcis clavier :

• Ajouter / enlever un document à la sélection : Ctrl + clic gauche

• Tout sélectionner entre deux documents : Maj + clic gauche

• Tout sélectionner dans un dossier : Ctrl + A

Une fois les éléments sélectionnés, il est possible de les déplacer en les cliquant-glissant sur un dossier ou dans une autre fenêtre. Néanmoins, cette technique est également peu précise. On peut utiliser les commandes copier, couper et coller :

• Copier réalise un doublon de la sélection : Ctrl + C

• Couper efface les originaux après leur déplacement : Ctrl + X

• Coller déplace les éléments copiés ou coupés vers la destination choisie : Ctrl + V

Il est possible d’ouvrir un dossier dans une nouvelle fenêtre de l’explorateur avec clic droit > ouvrir dans une nouvelle fenêtre, ou avec Ctrl + clic gauche. Pour diviser l’écran entre les deux fenêtres, on peut les faire glisser vers les bords latéraux de l’écran.

Renommer ses fichiers

Pour que des documents soient bien triés par l'ordinateur, il est nécessaire de les nommer de la même manière. Afin que ceux-ci ne soient pas triés selon le jour, puis le mois, et enfin l’année, il est également nécessaire de les nommer avec un format de date décroissant année-mois-jour ou AAAA-MM-JJ.

Il est possible de renommer plusieurs fichiers à la fois en les sélectionnant, puis avec Clic droit > renommer, ou en appuyant sur la touche F2. Une fois le nom saisi, tout les éléments sélectionnés seront renommés de la même manière et suivis d’un nombre. Cette opération est notamment utile pour trier de grands ensembles de photographies.

Les volumes de stockage

Les fichiers numériques, qu’il s’agisse d’un texte, d’une image ou d’un son, sont stockés sous forme de 0 et de 1 sur un support physique, le périphérique de stockage. Il peut s‘agir d’un disque dur, d’une clé USB, d’une carte mémoire...

L’unité de mesure du stockage numérique est l’octet, ou le byte chez les anglo-saxons. Un préfixe indique l’ordre de grandeur :

• un kilooctet (Ko) représente mille octets,

• un megaoctet (Mo) représente un million d’octets,

• un gigaoctet (Go) représente un milliard d’octets,

• un teraoctet (To) représente un millier de milliards d’octets.

Une photo de haute qualité occupe un ordre de quelques megaoctets, un smartphone dispose d’un stockage de quelques dizaine de gigaoctets, et un disque dur haut de gamme peut contenir de 2 à 4 gigaoctets.

Supprimer des fichiers

Lorsqu’ils sont supprimés, les fichiers ne sont pas immédiatement effacés du support de stockage et sont envoyés dans la corbeille, qui doit être vidée manuellement. La corbeille a une contenance maximale, et commencera à effacer définitivement les documents les plus anciens une fois remplie.

Épingler un dossier à l’accès rapide permet de retrouver celui-ci dans la barre latérale gauche de l’explorateur de fichiers. Pour épingler le dossier dans lequel vous êtes actuellement, il faut cliquer droit sur l'en-tête « Accès rapide ».

Il est possible d’ouvrir un dossier dans une nouvelle fenêtre de l’explorateur avec clic droit > ouvrir dans une nouvelle fenêtre, ou avec Ctrl + double clic gauche. Pour diviser l’écran entre les deux fenêtres, on peut les faire glisser vers les bords latéraux de l’écran.

Un raccourci renvoie vers un autre élément lorsqu’il est cliqué, et est indiqué par une flèche en bas à gauche. Il y a deux moyens de créer un raccourci :

• Clic droit > envoyer vers > Bureau (raccourci)

• Clic droit > nouveau > raccourci, puis saisir le chemin de l’élément souhaité

Un raccourci permet de lier deux éléments autrement séparés, comme deux sous-dossiers contenus dans des dossiers distincts. Supprimer un raccourci ne supprime pas l’élément auquel il fait référence.

7-zip sur le site du Socle Interministériel de Logiciels Libres
https://sill.etalab.gouv.fr/fr/software?id=1

Archiver ses fichiers

Une archive est un fichier numérique contenant plusieurs fichiers ou dossiers. Archiver des fichiers permet de réduire la perte de fichiers individuels, d’économiser de l’espace de stockage sans endommager les fichiers, et de faciliter leur copie, les ordinateurs préférant le transfert d’un seul gros fichier à plusieurs petits. Néanmoins, our les consulter de nouveau confortablement, il est nécessaire d’extraire l’archive.

Un logiciel d’archive simple, libre et gratuit est 7-zip, recommandé par le Socle Interministériel de Logiciels Libres.

L'outil de sauvegarde de Windows 10

Sauvegarder ses fichiers

L’expression « Ne pas mettre tout ses œufs dans le même panier » s’applique aux données numériques. Plus un support de stockage est utilisé, plus il est exposé à des risques qui peuvent menacer les données enregistrer. La sauvegarde des données est une pratique qui vise à réaliser une copie régulière des fichiers d’un système sur un support de stockage distinct et uniquement destiné à cet usage, comme un disque dur externe. Cela permet de ne pas perdre toutes ses données en cas de problème : panne mécanique, erreur de manipulation, menaces informatiques… Les outils de sauvegarde de Windows permettent d’automatiser ces opérations, de choisir les dossiers à copier et la fréquence de la copie.

Lorsqu’ils sont supprimés, les fichiers ne sont pas immédiatement effacés du support de stockage et sont envoyés dans la corbeille, qui doit être vidée manuellement. La corbeille a une contenance maximale, et commencera à effacer définitivement les documents les plus anciens une fois remplie.

• Feuille de rappel des raccourcis claviers sur Windows 10

• Julien Cadot, Numerama, « Logiciel de sauvegarde : comment faire une sauvegarde de ses fichiers, cours et travaux sur PC et Mac », https://www.numerama.com/tech/409287-rentree-scolaire-2018-faites-des-backups-et-des-sauvegardes-de-vos-cours-et-travaux.html

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