Créer une boîte mail
Mail by Ahmed Hamzawy from the Noun Project
Pourquoi créer une boîte mail ?
Vous avez certainement déjà envoyé un courrier postal : après avoir rédigé votre lettre, vous écrivez l’adresse du destinataire sur l’enveloppe et vous la déposez dans la boîte postale. Le courrier électronique permet de faire exactement la même chose, mais gratuitement, depuis chez soi et quasi-instantanément.
Que l’on préfère l’anglicisme e-mail (abréviation de electronic mail) ou le néologisme français courriel, une boîte mail est de plus en plus nécessaire à de nombreuses démarches administratives : Caisse des allocations familiales, Pôle emploi, impôts… Une boîte mail permet également de garder le contact avec vos proches, et d’envoyer des petits fichiers numériques tels que des photographies.
Cet atelier vous apprendra comment créer une adresse mail, envoyer un mail et gérer votre boîte de réception.
1. Créer une adresse mail
Pour créer votre adresse mail, vous aurez besoin de trois choses : un hébergeur, un identifiant et un mot de passe.
De quoi se compose une adresse mail ?
Comment réaliser un arobase sur un clavier AZERTY.
Une adresse mail est équivalente à l’adresse d’une boîte postale, et est composée de trois éléments :
Une adresse mail ne contient jamais d'accents, et ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules. Un arobase @ s'écrit en appuyant en même temps sur Alt Gr et le 0 de la barre des chiffres.
Où créer une adresse mail ?
Les hébergeurs listés ici sont des messageries web gratuites, ou webmail, qui vous permettent d’accéder à vos messages depuis un navigateur web comme Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge ou Opera. Les boîtes mails gratuites peuvent afficher des publicités.
Si vous devez accéder à votre messagerie web depuis un poste public, utilisez la navigation privée et changez fréquemment votre mot de passe.
Hébergeur mail | Le + | Informations demandées | Site web |
Laposte.net | Facile d’utilisation, entreprise française | Numéro de téléphone ou une adresse mail de secours | https://www.laposte.net/accueil |
Mailo | Entreprise française | Adresse mail de secours ou une question personnelle | https://www-2.mailo.com |
Outlook | Très bon filtre anti-courriers indésirables | - | https://outlook.live.com/owa/ |
Protonmail | Chiffrement de la communication de bout-en-bout | - | https://protonmail.com |
Quel identifiant utiliser ?
Votre adresse mail est comme une carte de visite. Elle pourrait être le premier contact que vous aurez avec quelqu’un, et influencera la perception qu'on a de vous. Pour un usage professionnel ou administratif (recherche d’emplois, accès aux droits...), choisissez un identifiant qui ne risquera pas de vous embarrasser. Le plus simple est l’enchaînement nom-prénom. Pour des usages où vous ne souhaitez partager ces informations personnelles, utilisez un nom d'emprunt sobre : un pseudonyme.
• À privilégier : nomprénom, nom.prénom, nprénom…
• À éviter : prénomsurfeur, prenomleouf, prénom44…
Comment définir un bon mot de passe ?
Le mot de passe est la clé qui vous permettra d'ouvrir votre boîte mail. Mais contrairement à une clé physique, un mot de passe peut être deviné, ou beaucoup d'essais réalisés très vite à peu de coûts. Un bon mot de passe est long, unique et impossible à deviner. A éviter absolument :
• les suites de touches du clavier : azerty, 12345678, &é »’(-è_çà)=…
• les mots simples : ordinateur, motdepasse, password, noms de villes…
• les informations personnelles : date de naissance, nom des enfants ou des animaux de compagnie…
Aujourd’hui, le mot de passe est considéré comme dépassé : à la fois trop court pour résister aux essais bruts et trop complexe pour être bien retenu, il ne répond plus aux normes de sécurité. On préfère parler de phrases de passe. Pour créer une phrase de passe, choisissez une suite de trois ou quatres mots unique et mémorable. Supprimez les mots de liaison, et compliquez le reste en insérant majuscules, signes de ponctuation, caractères spéciaux, en remplaçant des lettres par des chiffres, et en ajoutant un mot en rapport avec le site où vous l’utilisez.
• Le chien danse, le sénat est ébahi. → chiendansesénatébahi → chien!danseSénatébah1courriel
• Déjeuner tranquile en bord de rivière. → déjeunertranquillebordrivière → Djeunertrkl*bord2rivieremail
Un mot de passe est idéalement à usage unique et ne devrait pas être utilisé sur plusieurs sites, d'où l'astuce d'y glisser un mot supplémentaire à chaque fois. Évitez de noter vos mots de passe sur un document que vous pourriez perdre ou qu’on pourrait vous voler, comme un carnet ou un smartphone. Évitez également de les noter dans un fichier informatique sans protections comme un fichier texte ou un tableur.
Si vous êtes la seule personne à utiliser votre ordinateur, vous pouvez utiliser un gestionnaire de mot de passe. Celui-ci permet de stocker vos mots de passe dans un coffre-fort numérique, illisible sans entrer un mot de passe principal. KeePass et le navigateur web Firefox proposent tout deux cette fonctionnalité.
2. Consulter ses mails
L'identité de l'expéditeur (Pôle Emploi) et son adresse mail (no-reply arobase pole-emploi.net) correspondent. Ce mail est très probablement légitime.
Identité et adresse mail
Deux informations indiquent l'identité de l'expéditeur d'un mail : son identité et son adresse mail. Ces informations sont distinctes : il est relativement facile de falsifier son identité et d'usurper celle d'une personne de confiance. Il est néanmoins plus dur d'usurper une adresse mail.
Je prends donc le réfléxe de vérifier qu'identité et adresse mail de l'expéditeur concordent.
Pièces jointes : j'ouvre ou je n'ouvre pas ?
Imaginons : un contact m'envoie quelques photos et un fichier d'un format et d'un sujet inconnus. J'ouvre ou je n'ouvre pas ? Dans le doute, je n'ouvre pas : je ne prends pas le risque d'ouvrir une pièce jointe dont je ne connais pas le contenu. L'adresse mail de mon contact a pu être usurpée ou compromise, et la pièce jointe pourrait contenir un logiciel malveillant qui risquerait d'endommager mon ordinateur.
Je n'ouvre une pièce jointe que si :
• je connais l'expéditeur,
• son identité et son adresse mail concordent,
• celui-ci m'indique précisément en quoi ses pièces jointes consistent.
Et si le doute persiste, je peux toujours télécharger la pièce jointe sur mon ordinateur, et la faire analyser par mon logiciel anti-virus (Kapersky, Avast, Norton...) avant de l'ouvrir.
Bien évidemment, je prends également le soin de bien décrire mes propres pièces jointes à mes destinataires.
3. Envoyer un mail
Fenêtre de rédaction d'un mail.
Choisir un destinataire
Pour définir un destinataire, renseignez l’adresse mail de la personne que vous souhaitez contacter dans le champ « à » ou « destinataire ». Vous pouvez ajouter plusieurs adresses dans ce champ : un mail avec plusieurs destinataires s'appelle alors un mail groupé.
Deux autres champs de destinataires sont également disponibles :
• Cc, pour copie carbone ou copie conforme. Il s’agit d’un destinataire secondaire que vous souhaitez mettre au courant de la conversation, sans attendre de réponse de sa part.
• Cci, pour copie carbone invisible. Contrairement aux destinataires normaux et aux copies carbones, les destinataires en Cci n’apparaissent pas aux autres destinataires.
Définir un objet
L’objet est le titre de votre mail et résume son contenu. Un bon objet est bref et descriptif, afin de permettre au destinataire de repérer le mail rapidement dans sa boîte de réception et de juger son importance rapidement.
Rédiger un mail
Le texte d’un courrier électronique s’appelle son corps, par opposition à l’en-tête formé par les destinataires et l’objet.
Une poignée de règles informelles définissent comment bien communiquer sur internet, ce que l’on appellent la netiquette. En bref :
• ÉVITEZ D’ÉCRIRE EN MAJUSCULES, QUI DONNENT L’IMPRESSION DE PARLER FORT ET DE MANIÈRE ÉNERVÉE(EN GRAS C’EST ENCORE PIRE),
• Utilisez les effets de texte avec parcimonie pour ne pas fatiguer les yeux du destinataire,
• Soyez bref et concis,
• Ne dites rien que vous ne diriez pas dans une conversation face-à-face.
C'est quoi un Megaoctet ?
Un octet (o) est l'unité qui sert à mesurer le volume d'une information. Tout comme un long roman contient plus de lettres, un fichier informatique long aura besoin de plus d'octets. La taille en octet d'un document est souvent exprimé en puissances de mille : 1 000 octets forment un Kilooctet (Ko), 1 000 000 octets forment un Megaoctet (Mo), 1 000 000 000 octets forment un Gigaoctet (Go).
Joindre un document
Une pièce jointe est un fichier numérique attaché au mail, comme on ajouterait une photo ou un document dans l’enveloppe d’une lettre. Il peut s’agir de photos, de documents texte, de fichiers audios…
Evitez les pièces jointes trop grandes (au-delà d’un ou deux mégaoctets (Mo)) ou trop nombreuses (pas plus de 4-5 fichiers). Celles-ci pourraient excéder l’espace de stockage de la messagerie du destinataire et ne pas être transmises. Pour l’échange de fichiers volumineux ou d’albums photos entiers, privilégiez des services de transfert de documents comme Dropbox, Google Drive ou les alternatives libres recensées par l'association Framasoft et son annuaire Framalibre.
Décrivez précisément dans le corps du mail quel document vous ajoutez en pièce jointe. Cela permettra au destinataire de s’assurer que votre boîte aux lettres n’a pas été piratée, et que vous n’envoyez pas de fichiers malveillants.
Répondre à un mail
Lorsque vous répondez à un mail, l’objet de celui-ci est préfixé « Re : », et votre réponse est automatiquement ajoutée au-dessus d’une copie du mail original. Evitez de modifier le mail auquel vous répondez.
Dans le cas d’un mail groupé, évitez l’option « répondre à tous » si possible, ou pensez à retirer de la liste des destinataires les personnes qui ne bénéficient pas de votre réponse.
Le transfert d’un mail permet de l’envoyer à un destinataire qui n’était pas dans la conversation. Le transfert fonctionne comme une réponse, à l’exception que l’objet du mail est préfixé « Fwd : » ou « TR : », et peut se passer de commentaire.
Les chaînes de mail sont un phénomène internet où un courrier électronique vous demande de le transférer aux personnes de votre entourage. Il peut s’agir d’histoires d’horreur, d'anecdotes plus ou moins authentiques, ou d’images mignonnes ou amusantes. Si ces chaînes peuvent sembler inoffensives, il s’agit de courrier indésirable qui risque d’être perçu comme une pollution par vos contacts.
4. Gérer ma boîte de réception
Nettoyer sa boîte de réception
Chez certains hébergeurs, une jauge vous indique la capacité restante de votre boîte mail.
Nettoyez fréquemment votre boîte mail. Certains hébergeurs gratuits offrent un espace de stockage limité, qui une fois rempli peut vous empêcher de recevoir ou d’envoyer de nouveaux mails. Supprimez régulièrement vos anciens mails, notamment ceux contenant des pièces jointes.
Si vous souhaitez conserver des traces d’une conversation, d’une transaction, etc. créez des dossier distincts pour y ranger les mails concernés. Cela vous évitera de les perdre dans le reste de la boîte de réception, ou de les supprimer par accident.
Gérer le courrier indésirable
L’inscription à des sites web ou l’ouverture de comptes clients dans certains magasins peut vous abonner à de la prospection par courrier électronique : lettres d’information ou newsletters, suggestions d'achats, notifications de réseaux sociaux, etc. Il s’agit de mails envoyés de façon automatique et parfois intempestive. Ces communications sont légalement obligées de vous permettre de vous désinscrire, ce qui prend la forme d'un lien « mes abonnements » ou « me désinscrire » à la fin du mail.
L’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques oblige la prospection par courrier électronique à offrir un moyen simple et gratuit de vous opposer à toute communication future.
Votre boîte mail peut également être victime de mails frauduleux: tentatives de hameçonnage, de chantage, démarchage non consenti... Vous pouvez signaler ces mails comme du courrier indésirable, ce qui aura pour effet de ranger toute future communication de cet expéditeur comme indésirable. Vous pouvez également créer des règles ou des filtres, qui permettent entre autres de classer des mails comme indésirables si ils contiennent un certain mot ou expression.
Pensez à vérifier régulièrement votre dossier « indésirable » : le filtre de votre boîte mail peut retenir certains mails automatisés mais authentiques, comme les changements de mot de passe ou les reçus d’achats.
Un hypothétique abonnement à Netflix ou le remboursement d'impôts sont deux appâts fréquemment utilisés par les tentatives de hameçonnage. En bloquant ces deux expressions, tout mail dans lesquels elles seront présentes seront considérés comme indésirables.
Pour finir
Plusieurs services mails gratuits ont été présentés. Profitez-en pour créer plusieurs boîtes mails afin de séparer et filtrer leurs usages :
• une boîte mail à usage uniquement professionnel,
• une boîte mail personnelle pour la famille et les amis,
• une boîte mail « poubelle » pour s’inscrire à des sites sans être noyé sous les lettres d’information ou risquer des courriers indésirables.
Pour aller plus loin
• Le Monde, « Comment rédiger l'e-mail parfait (et obtenir une réponse) », https://www.lemonde.fr/big-browser/article/2016/02/16/comment-rediger-l-e-mail-parfait-et-obtenir-une-reponse_5991837_4832693.html
• Cybermalveillance.gouv.fr, « Pourquoi et comment bien gérer ses mots de passe ? », https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/bonnes-pratiques/mots-de-passe
• Julien Cadot, Numerama, « Comment créer un bon mot de passe sécurisé et un bon code pour votre smartphone », https://www.numerama.com/tech/224993-comment-creer-un-mot-de-passe-securise.html
• Cybermalveillance.gouv.fr, « Arnaques par message électronique : comment identifier et déjouer l’hameçonnage ? », https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/actualites/arnaques-par-message-electronique-comment-identifier-et-dejouer-lhameconnage
• Les ateliers Pauses Numériques à venir à la Médiathèque de Mâcon, dont Repérer les mails frauduleux le 17 octobre